Planiranje sastanka gradske vijećnice o zdravstvenom pitanju u osnovi se ne razlikuje od planiranja gradske vijećnice o bilo kojem drugom pitanju, osim u sastavu publike i tipovima panelista koji će govoriti o događaju. Ipak, mnogo toga ide u uspješno planiranje sastanka u vijećnici bilo koje vrste. Morat ćete naporno raditi, zaposliti važne dionike i pobrinuti se da ste sebi dali dovoljno vremena da osigurate pažnju štampe i zajednice.
Koraci
1. dio 3: Polaganje temelja
Korak 1. Formirajte odbor za planiranje
Ideja iza odbora za planiranje je snaga u brojkama. Postoji nekoliko pitanja vezanih za zdravstvenu zaštitu koja ne brinu više od jedne organizacije. Morate identificirati druge organizacije u zajednici koje se bave vašim problemom, uvjeriti važne članove u prednosti gradske vijećnice i zaposliti ih u svom odboru za planiranje.
- Na primjer, ako vas zabrinjava ishrana u djetinjstvu, neke organizacije u zajednici koje se bave tim pitanjem mogu biti škole, pedijatri, banke hrane, crkve, poljoprivrednici i dnevne njege.
- Samopromocija može biti izuzetno snažan motivator. Pristupite ciljnim organizacijama s tačke gledišta objašnjavajući kako bi im učešće u gradskoj vijećnici moglo biti od posebne koristi.
Korak 2. Lokalizirajte probleme
Mnogo je lakše zabrinuti se zbog problema koji vas direktno pogađa. Kako biste temu vaše gradske vijećnice učinili neposrednijom i uvjerljivijom, naglasite lokalni utjecaj pitanja, a ne nacionalni ili globalni.
- Na primjer, ako vaš grad ili država imaju visoku stopu infekcije HIV -om ili visoku stopu pretilosti, trebali biste naglasiti probleme s kojima će se vaše mjesto suočiti kao rezultat, a ne probleme koji proizlaze iz dijagnoze HIV -a ili pretilosti općenito.
- Dakle, mogli biste reći: „Grad Philadelphia će morati platiti 3,5 milijardi dolara više zdravstvenih troškova u narednih 15 godina zbog naše visoke stope pretilosti“, umjesto „Pretilost dovodi do većih troškova zdravstvene zaštite“.
Korak 3. Identificirajte ciljeve
Ciljevi vašeg sastanka određivat će format, koga ćete pozvati i kako ćete ga promovirati. Izraz "gradska vijećnica" označava samo vrstu sastanka na kojem otvorena pitanja i odgovori javnosti čine najveći dio sastanka.
Ciljevi vašeg sastanka mogu biti informiranje, zalaganje za određenu poziciju ili davanje povratnih informacija političkim kandidatima. Iako sastanci političkih kandidata i zagovaranja vjerovatno privlače najveću pažnju, oni nisu nužno najbolji za vaše pitanje. Na primjer, ako se javno mnijenje protivi političkim ciljevima vaše organizacije, informativni sastanak mogao bi biti bolja strategija za promjenu mišljenja prema vašim potrebama
Korak 4. Odaberite format
Tradicionalni format gradske vijećnice je panel od tri do pet govornika plus moderator koji daje kratke uvode u kojima se detaljno opisuju njihova pozadina i položaj. Zatim moderator otvara pitanja publici. Iako publika može postaviti pitanja određenom panelistu, moderator bi trebao djelovati kao facilitator, a ako smatraju da bi program bio napredan postavljanjem istog pitanja više panelista, trebali bi. Drugi formati mogu uključivati:
- Čist format pitanja i odgovora. Ovo može biti dobro za forum kandidata.
- Anonimni format pitanja, u kojem se pitanja postavljaju unaprijed, a moderator bira koja će pitanja predstaviti panelu. Ovaj format može biti dobar za kontroverzne teme.
2. dio 3: Zajedno držimo sastanak
Korak 1. Odaberite lokaciju, datum i vrijeme
Mjesto sastanka treba biti na centraliziranoj, neutralnoj, pristupačnoj lokaciji za osobe s invaliditetom. Crkve, biblioteke, vladine zgrade i društveni centri sve su to dobar izbor. Uvjerite se da nije u sukobu s drugim popularnim događajem u zajednici i održavajte ga u vrijeme kada će mnogi ljudi moći prisustvovati-vikendom, ili ako tokom sedmice, navečer.
- Dobro pravilo je da uvijek odaberete lokaciju koja je malo premala. Prepuno mjesto stvara dojam aktivnosti i popularnosti, što je uvijek bolje od alternative.
- Učinite događaj besplatnim ili po nominalnoj cijeni, ali potaknite prisutne da na RSVP pošalju pozivnicu za slanje odgovora na Facebook stranicu, adresu e-pošte ili telefonski broj jednostavni su i jeftini načini za to. Pretpostavimo da se dvije trećine "možda" neće pojaviti.
- Pobrinite se da imate zamjensku lokaciju sastanka samo u slučaju da vam zakazano mjesto propadne.
Korak 2. Pozovite paneliste
Panelisti su jedan od najvažnijih faktora koji doprinose uspjehu ili neuspjehu gradske vijećnice. Iako je najbolje imati istaknute osobe na svom panelu, to nije uvijek opcija. Sljedeća najbolja stvar je imati paneliste koji predstavljaju značajne organizacije i/ili paneliste sa značajnim iskustvom-to daje događaju veći kredibilitet.
- Obratite pažnju na izabrane zvaničnike, akademike, crkvene i lokalne vođe i pružatelje liječenja.
- Ovo je još jedno područje gdje raznoliki odbor za planiranje može biti od koristi. Što su veze članova zajednice za planiranje dalekosežnije, veća je vjerovatnoća da ćete moći dodirnuti raznolik i uzbudljiv panel stručnjaka.
- Nemojte zanemariti faktor ličnosti kada pozivate paneliste. Panelisti bi trebali biti dovoljno vjerodostojni da ljude dovedu do vijećnice, ali bi trebali biti dovoljno uzbudljivi da ljudi pričaju o vašoj vijećnici dugo nakon što se ona završi.
Korak 3. Zaposlite moderatora
Moderatori su još jedan važan faktor uspjeha gradske vijećnice. Moderator mora imati poštovanje panelista i publike, zajedno sa temperamentom kako bi ublažio tenzije i ubrzao diskusiju.
Zamislite moderatora poput MC-a-trebali bi biti harizmatični, ali ne toliko harizmatični da zasjenjuju paneliste ili dominiraju raspravom. Članovi medija, penzionisane sudije i advokati i sveštenstvo mogu biti dobri kandidati
Korak 4. Ukratko iznesite paneliste
Pobrinite se da vaši panelisti znaju o formatu gradske vijećnice, ostalim panelistima, očekivanoj izlaznosti i temama na dnevnom redu. Sve dok su voljni, pripremite ih da nakon toga razgovaraju s medijima.
Bilo bi dobro da vaši panelisti dođu četrdeset pet minuta do sat vremena unaprijed kako biste posljednji put mogli pregledati format i teme
Korak 5. Okupite osoblje
Određeno ključno osoblje bit će potrebno kako bi se osiguralo nesmetano odvijanje sastanka. Trebali biste imati nekoga za razgovor s medijima, smjestiti goste i podijeliti materijale poput rasporeda sastanaka panelistima i gostima.
Ovo su sve dobri poslovi za volontere
Korak 6. Pripremite unaprijed materijale
Bez obzira na veličinu vašeg sastanka, trebat će vam neki štampani materijal koji ćete podijeliti gostima, novinarima i panelistima. Vrsta sastanka koji vodite određivat će određene vrste materijala. Na primjer:
- Ako vodite informativni sastanak, bilo bi dobro da odštampate brošure ili brošure koje će se dotaknuti nekih informacija koje ćete pokriti u gradskoj vijećnici. Na primjer, ako je vaš problem HIV u vašoj zajednici, tada odštampajte priručnik koji prelazi neke važne statističke podatke o lokalnom uticaju HIV -a.
- Gradska vijećnica s političkim kandidatima ili dužnosnicima može sadržavati informacije o pozicijama kandidata i funkcionera i strankama u vezi s vašim zdravstvenim problemom.
3. dio 3: Priprema za sastanak
Korak 1. Provjerite prikazuje li se medij
Štampa je ključna za uspješnu gradsku vijećnicu. Bilo da je gradska vijećnica fokusirana na zagovaranje pitanja, širenje informacija ili politički forum, njena će slava utjecati na uspjeh tih ciljeva i vašu sposobnost sastavljanja vijećnica u budućnosti.
- Morat ćete napisati priopćenja za javnost, identificirati izvjestitelje koji pokrivaju priče o zdravlju, poslovima u zajednici ili politici i obratiti im se u redovnim intervalima.
- Saopćenje za javnost je jednostavan dokument koji se šalje medijskim organizacijama i objašnjava događaj i zašto je vrijedan pažnje. Saopštenje za štampu je obično kraće od jedne stranice.
- Vijesti se odnose na trenutne događaje, pa morate novinarima naglasiti zašto je gradska vijećnica događaj koji treba pratiti sada, a ne kasnije. Na primjer, pretilost je uvijek problem, ali donosi vijesti tek kada se objavi studija koja navodno pokazuje drugi razlog zašto je loša.
Korak 2. Obratite se istomišljenicima
Sve članove vašeg odbora za planiranje, paneliste i članove srodnih organizacija koji nisu izravni dio gradske vijećnice trebalo bi njegovati kako bi se događaj objavio.
Ne zaboravite koristiti resurse poput fakultetskih kampusa, bolnica i vladinih agencija. Na tim lokacijama postavljajte letke u kojima se objavljuje događaj. Oni mogu biti odličan način za povećanje posjećenosti
Korak 3. Pritisnite društvene mreže
Ne zaboravite na široku mrežu grupa problema na Facebooku i drugim društvenim mrežama. Ne obraćajte se samo organizacijama za opeku i malter s ljudima na platnom spisku. Objavljujte na Facebook grupama, blogovima i oglasnim pločama zainteresiranih i srodnih organizacija.
Pobrinite se da vaši panelisti i članovi promoviraju događaj i na Twitteru, Facebooku i Instagramu
Korak 4. Sastavite pakete za štampu
Paket za štampu razlikuje se od saopštenja za javnost po tome što je to paket materijala koji se daje novinarima na dan događaja, a ne podsticaj da se izvještavanje o događaju. To bi trebalo uključivati:
- Saopštenje za javnost.
- Biografije panelista i govornika.
- Podaci o temi, uključujući relevantne studije, statistiku i lične priče o pogođenim pojedincima.
Korak 5. Očekujte neočekivano
Ponekad se panelisti ne pojavljuju. Ponekad demonstranti poplave mjesto događaja. Snježna oluja mogla bi se pojaviti niotkuda u tom području. Kao organizator događaja, ove nepredviđene situacije morate planirati rezervacijom zamjenskih govornika ili zakazivanjem zamjenskih datuma.
- Ako vašu gradsku vijećnicu zatrpaju demonstranti, možda bi bila potrebna promjena formata. Ako je izvorni format otvoreno pitanje i odgovor, umjesto toga nabavite unaprijed postavljena pitanja. Ako su demonstranti vani, pozovite ih i promijenite format kako biste unaprijedili podnošenje pitanja.
- Poredajte zamjenske govornike iz vaše organizacije ili organizacija učesnica za svaki slučaj ako se zakazani govornik ne pojavi. Ako je gradska vijećnica forum između političkih kandidata, neumorno to naglasite medijima-zbog čega će poželjeti da su se pojavili.
