Lični dosjei mogu lako i brzo postati neorganizirani. Što vaše datoteke postanu neorganiziranije, teže će ih biti pronaći u budućnosti. Kako biste olakšali pronalaženje i arhiviranje vaših osobnih datoteka, trebat ćete odvojiti malo vremena i pravilno ih organizirati. Tačan sistem koji ćete koristiti zavisi od vas. Međutim, postoje neke osnovne metode organizacije ličnih datoteka koje možete koristiti da biste lakše doveli svoje datoteke u red.
Koraci
1. dio od 4: Korištenje osnovnih organizacijskih metoda
Korak 1. Neka bude jednostavno
Smisao stvaranja sistema arhiviranja je da sebi olakšate stvari. Želite izbjeći da vaš sistem postane previše kompliciran ili zbunjujući. Održavanje vašeg sistema što jednostavnijim pomoći će vam da lako podnesete ili preuzmete sve dokumente s kojima ćete možda morati raditi.
- Pošaljite samo ono što vam je potrebno. Previše skladištenja može učiniti vaš sistem nespretnim i teškim za upotrebu.
- Izbjegnite nepotrebnu složenost u sistemu datoteka.
- Bacite datoteke za koje ste sigurni da vam više ne trebaju.
Korak 2. Koristite pravu količinu dubine u svom sistemu
Možda bi bilo primamljivo stvoriti mnogo različitih kategorija i potkategorija u koje će se vaše datoteke uklopiti. Međutim, dobra je ideja napraviti samo kategorije širokog nivoa i koristiti samo onoliko koliko vam je apsolutno potrebno. Stvaranje previše kategorija može rezultirati nespretnim i neefikasnim sistemom arhiviranja. Pobrinite se da stvorite pravu količinu organizacijske dubine u svom sustavu kako biste mogli nesmetano raditi.
- Izbjegavajte stvaranje previše detaljnih potkategorija za vaš sistem. Na primjer, "Računi, hrana, kruh" bili bi previše detaljni da bi bili korisni.
- Jednostavno postojanje kategorije za mjesečne ili sedmične račune moglo bi biti prikladnije za vaš sistem evidencije.
- Imati odjeljak za klijente, a zatim ih rasporediti po abecednom redu, primjer je efikasnog nivoa dubine.
Korak 3. Olakšajte pronalaženje datoteka
Vaš sistem arhiviranja će imati velike koristi od očiglednih vizuelnih znakova koji vam omogućavaju da znate gdje je nešto spremljeno. Postavljanje očiglednih dijelova vašeg sistema datoteka pomoći će vam da brzo pronađete stavku ili datoteku. Imajte na umu neke od ovih savjeta pri isticanju datoteka:
- Mape u boji označite određene kategorije ili odjeljke.
- Pokušajte voditi zgodan popis boja i kategorija koje ste im dodijelili.
- Za jasno označavanje datoteka upotrijebite alat za izradu naljepnica.
- Pratite rezanje svojih mapa. Pokušajte koristiti samo jednu mapu za svaku kategoriju ili odjeljak.
Korak 4. Razmislite o vrstama spremnika datoteka koji su vam potrebni
Prije nego što možete organizirati svoje datoteke, morat ćete pronaći nešto za njih. Koju vrstu spremnika datoteka ćete koristiti ovisit će o količini datoteka koje morate pohraniti, koliko su važne, dimenzijama dokumenata i učestalosti s kojom im trebate pristupiti. Pogledajte neke od ovih savjeta da biste stekli uvid u to koji bi spremnici datoteka mogli biti pravi za vas:
- Ako trebate pohraniti vrlo važne dokumente, razmislite o kupovini vatrootpornog spremnika.
- Pronalaženje laboratorijskog pečata osiguravatelja na kontejneru može značiti da će kontejner štititi vaše datoteke oko sat vremena u požaru s temperaturama od 1700 stupnjeva celzijusa.
- Za obične datoteke možda ćete htjeti kupiti osnovni ormar za spise. Za osjetljive ili povjerljive datoteke razmislite o kupovini sigurnijeg ormara za arhiviranje ili sefa.
- Morate se pobrinuti da vaš spremnik za arhiviranje ima dovoljno prostora za pohranu svih vaših datoteka.
- Ako imate dokumente neobične veličine, provjerite mogu li stati u vaš spremnik. Na primjer, dokumenti legalne veličine mogu utjecati na veličinu potrebne mape, kao i na dimenzije prostora za pohranu.
2. dio od 4: Organiziranje vaših dokumenata
Korak 1. Prikupite sve svoje dokumente
Prije nego počnete organizirati svoje dokumente, pobrinite se da svi vaši dokumenti budu pred vama. Ne brinite o tome kako su vaše datoteke još organizirane ili raspoređene. Za sada prikupite sve dokumente za koje mislite da ih treba pohraniti i pripremite se za njihovo sortiranje.
- Izvadite starije dokumente koje ste već sortirali. Možda ćete ih htjeti preurediti kako bi se uklopili u novi sistem koji kreirate.
- Provjerite jeste li prikupili sve svoje nedavne dokumente i spremni za sortiranje.
Korak 2. Sortirajte datoteke u aktivne i arhivske stavke
Prilikom organiziranja datoteka može biti korisno oblikovati ih u dvije glavne kategorije: aktivne datoteke s kojima trebate raditi i arhivske datoteke koje trebate pohraniti. To će vam pomoći da pristupite datotekama koje češće koristite i uredno pohraniti datoteke kojima nećete trebati trenutni pristup.
- Aktivne datoteke su dokumenti kojima se i dalje morate obraćati, upućivati im ili im na neki drugi način često pristupiti.
- Arhivske datoteke su dokumenti koji vam neće trebati u bliskoj budućnosti, ali ih ipak morate spremiti.
Korak 3. Kreirajte i označite odgovarajuće kategorije za vaš sistem
Nakon što svoje datoteke spojite na jedno mjesto, možete ih brzo pregledati. Dok pregledavate svoje datoteke, imajte na umu opće kategorije koje bi mogle odgovarati. Zapišite ove kategorije kako biste stvorili osnovni organizacijski sistem koji ćete koristiti za svoje datoteke. Pogledajte neke od ovih uobičajenih kategorija da biste stekli ideju koje biste možda htjeli koristiti:
- Pravne evidencije sa potkategorijama kao što su izvod iz matične knjige rođenih, izvod iz matične knjige umrlih ili vjenčani dokumenti.
- Finansijski dokumenti koji pokrivaju vaše prošle finansijske sažetke, podatke o kreditnim karticama, kreditne izvještaje ili godišnje finansijske sažetke.
- Evidencija imovine.
- Lični dokumenti, poput diploma, evidencija o zaposlenju, zdravstvenih knjižica i polisa osiguranja.
Korak 4. Odložite dokumente za dugoročno skladištenje
Stavite dokumente koje ste označili kao arhivske datoteke u svoj spremnik za dugotrajnu pohranu. Ovim datotekama neće se često pristupati, pa se pobrinite da budu smještene u odgovarajuće kategorije u sistemu arhiviranja za kasnije preuzimanje. Arhivski dosjei vjerovatno će činiti većinu vaših dokumenata i organiziranih dokumenata.
- Dugotrajno skladištenje može se podijeliti u dvije dodatne kategorije: trajne datoteke i „mrtve“datoteke.
- Stalni dosijei mogu uključivati obrazovne dokumente, dokumente o zaposlenju ili druge važne papire kojima ćete još uvijek morati pristupiti.
- ”Mrtve” datoteke su dokumenti kojima možda nećete morati ponovo pristupiti. Stari porezni zapisi mogu se svrstati u ovu kategoriju. Zapamtite, međutim, da porezne prijave treba čuvati sedam godina.
Korak 5. Stavite svoje trenutne dokumente u odjeljak aktivnih dokumenata
Dokumente koje ćete često koristiti ili ih još trebate pregledati potrebno je staviti u odjeljak aktivnih dokumenata. Ovaj odjeljak u vašem sistemu arhiviranja omogućit će vam brz pristup dokumentima koji još nisu spremni za arhiviranje. Ovo su četiri najčešće kategorije aktivnih dokumenata koje biste mogli razmotriti upotrebom:
- Dokumenti koji još uvijek trebaju vašu pažnju.
- Dokumenti koje još trebate pročitati ili pregledati.
- Računi koje još morate platiti.
- Dokumenti koji su spremni za premještanje u dugoročno skladištenje.
Dio 3 od 4: Organiziranje elektroničkih datoteka
Korak 1. Počnite sa širokim kategorijama, a zatim postanite konkretniji
Baš kao i sa vašim fizičkim datotekama, poželjet ćete početi s najširim kategorijama u koje se vaše datoteke uklapaju. Na primjer, ako ste nezavisni izvođač, možda ćete htjeti svoje datoteke organizirati po poslodavcu. Odnosno, stvorite jednu mapu za svaku od njih. Zatim biste trebali podijeliti datoteke unutar svake široke kategorije na manje. To znači da se fascikle vašeg poslodavca mogu dodatno podijeliti u različite mape koje sadrže informacije o svakom projektu kod tog poslodavca.
- Ostanite dosljedni unutar svake široke kategorije. Ovo će olakšati pronalaženje vaših datoteka. Na primjer, možete imati podmapu za svaki projekt koja sadrži datoteke poput "projektnih dokumenata", "naplate" i "komunikacije".
- Mape također možete široko organizirati po godinama ako se čini da je to lakše ili relevantnije za vaše datoteke.
Korak 2. Skenirajte ili preuzmite datoteke koje već nemate elektroničkim putem
Može biti korisno ako sve vaše datoteke sačuvate elektronički na jednom mjestu. Unatoč potrebnom vremenu, pokušajte skenirati što je moguće više vaših fizičkih dokumenata kako bi se mogli elektronički spremiti i izraditi sigurnosne kopije. Osim toga, svakako preuzmite sve datoteke koje se nalaze na mreži na drugim mjestima, za svaki slučaj da web stranica za hosting postane nedostupna kad vam datoteke ponovno zatrebaju. Organizirajte ove datoteke kao i sve ostale.
Korak 3. Dajte datotekama određena imena
Nazivi datoteka trebali bi biti lako razumljivi i jedinstveni. Odnosno, trebali biste moći pogledati nazive datoteka i odmah znati šta se u njima nalazi. Pokušajte uključiti datum, oznaku mapa koje će sadržavati datoteku i pojedinačni opis. Na primjer, datoteka za naplatu stvorena u junu 2016. za vašeg klijenta X Corp mogla bi se zvati "0616_XCorp_Invoice_2." To će vam omogućiti da tačno znate šta datoteka sadrži bez oduzimanja vremena za njeno otvaranje.
Koji god sistem koristili za imenovanje datoteka, samo to činite dosljedno. Kada odaberete sistem, držite ga se; bit će teško vratiti se i kasnije preimenovati sve datoteke
Korak 4. Redovno pravite rezervne kopije datoteka
Primarna opasnost od čuvanja elektronskih datoteka je da su vaši podaci podložni gubitku zbog pada računara. Budite spremni na to tako što ćete redovno praviti rezervne kopije datoteka na mreži za rezervne kopije na mreži, CD -ovima ili spoljnom čvrstom disku. Označite ove uređaje za pohranu jasno kao što ste označili svoje datoteke. Ako imate vanjski pogon ili CD -ove, razmislite o njihovom čuvanju na sigurnom mjestu dalje od svog primarnog prebivališta kako biste izbjegli potpuni gubitak od požara ili prirodne katastrofe.
4. dio od 4: Održavanje vašeg dosijea
Korak 1. Budite u toku sa svojim sistemom
Nakon što ste stvorili sistem za punjenje, htjet ćete ga nastaviti koristiti kako ste namjeravali. Zaostajanje previše, zanemarivanje stavki koje je potrebno podnijeti ili nepropisno podnošenje stavki mogu sve poništiti naporan rad koji ste uložili. Pobrinite se da budete u toku sa svojim sistemom arhiviranja kako bi on radio za vas.
- Povremeno traženje datoteka koje nisu na mjestu može pomoći u održavanju vašeg sistema u redu.
- Nemojte zanemariti arhiviranje vaših aktivnih dokumenata u arhivsku pohranu dokumenata.
Korak 2. Uklonite stare datoteke
Neke datoteke je potrebno pohraniti na duže vrijeme. Međutim, vaš sistem arhiviranja bit će konačne veličine i od vas će zahtijevati da redovno uklanjate datoteke koje više nisu potrebne. Redovito uklanjanje korova vašeg datotečnog sistema pomoći će u održavanju tog sistema u redu i ispravnom funkcioniranju.
- Mnogi stari finansijski dokumenti morat će se čuvati godinama.
- Stari budžeti, finansijski izvještaji ili godišnje politike možda će se morati čuvati samo jednu godinu.
- Uklanjanjem starih datoteka stvorit će se prostor za dolazne dokumente.
- Ako se riješite datoteka koje nisu potrebne, lakše ćete pronaći dokumente koji su vam potrebni.
- Isto vrijedi i za elektroničke datoteke. Izbrišite sve duple, zastarjele ili nepotrebne dokumente iz prethodnih projekata.
Korak 3. Arhivirajte stare elektronske datoteke
Stare datoteke koje su još uvijek relevantne ili se jednog dana mogu vratiti na njih mogu se arhivirati. To znači da ih morate čuvati dalje od vašeg standardnog sistema arhiviranja, ali ih držati organiziranima i pristupačnima. Razmislite o postavljanju dodatne široke kategorije za arhivirane datoteke. Premjestite neiskorištene datoteke u ovu mapu sa netaknutim oblikovanjem podmape. Ako želite spriječiti arhivirane datoteke na ekranu svoje datoteke, pokušajte postaviti "z" ispred naziva datoteke tako da ide na dno vašeg abecednog reda datoteka. Na primjer, možete ga nazvati "z_archive" ili nešto slično.
Korak 4. Pojednostavite svoj dosije
Dovođenje vaših datoteka u red i njihovo održavanje na taj način mogu biti od pomoći kada je u pitanju vaše lično organiziranje. Međutim, uvijek će biti prostora za poboljšanje vašeg dosijea. Dok nastavljate raditi sa svojim sistemom arhiviranja, pazite na bilo kakva poboljšanja koja možete učiniti kako biste ga učinili još efikasnijim.
- Možda biste se htjeli riješiti kategorija koje izgleda ne koristite.
- Kategorije za koje se čini da se pretjerano koriste možda će biti potrebno razbiti na manje kategorije.
