Prema Zakonu o zaštiti na radu (OSHA), vaši zaposlenici imaju pravo da vas prijave za bilo koji broj povreda sigurnosti na radu, uključujući upotrebu opasnih materijala, zaštitu od požara ili izlaganje buci. Znanje kako odgovoriti na OSHA žalbu i postojanje postojećih procedura pomoći će vašoj kompaniji da ostane u poslu i ispuni sve regulatorne potrebe koje žalba rješava.
Koraci
1. dio od 4: Reagiranje na početni telefonski poziv
Korak 1. Nemojte paničariti
Primanje žalbe OSHA -e vjerojatno će vas šokirati, ali nemojte paničariti! Sve što trebate učiniti je ostati miran i pun poštovanja, pažljivo slušati i slijediti upute, izvršiti sve potrebne izmjene i poslati pismo s odgovorom koje to prikazuje. Zapravo, vaša žalba na OSHA trebala bi biti riješena u nekoliko dana.
Korak 2. Slušajte pažljivo
Kada primite prvi telefonski poziv koji vas obavještava o žalbi OSHA -e, pažljivo saslušajte predstavnika na telefonu. Izbjegavajte postavljati bilo kakva pitanja! Jednostavno budite što je moguće profesionalniji i zapišite sve informacije.
Korak 3. Suzdržite se od priznavanja ili objašnjavanja bilo čega
Dok razgovarate s predstavnikom, suzdržite se od priznavanja, poricanja ili bilo kakvog drugog objašnjenja. Nije vrijeme za to. Jednostavno slušajte i unesite što više informacija. Tokom ovog telefonskog poziva držite jezik za zub.
Mogli biste reći nešto poput: "Ne mogu ni potvrditi ni poreći ove navode", ili jednostavno: "Naša politika kompanije nije da odgovorimo odmah."
Korak 4. Izrazite iskrenu zabrinutost
Nakon što ste čuli šta predstavnik ima reći, odvojite trenutak da izrazite iskrenu, profesionalnu zabrinutost. Ilustrirajte da ovu žalbu shvaćate vrlo ozbiljno.
Možete izraziti svoju zabrinutost vrlo izravno govoreći: "Pritužbu shvaćam vrlo ozbiljno. Sigurnost mojih zaposlenika i radnog mjesta za mene je vrlo važna."
Korak 5. Najavite svoju namjeru da se pridržavate
Objasnite da namjeravate pažljivo pregledati navode kada primite službeno pismo žalbe i pridržavati se uputa navedenih u njima. Objasnite da ćete učiniti sve što je potrebno kako biste riješili ovu žalbu i popravili situaciju.
Mogli biste reći: "Imam svaku namjeru ispitati ovo pitanje i riješiti sve probleme što je prije moguće."
Korak 6. Zahvalite predstavniku OSHA -e
Na kraju telefonskog poziva, svakako se zahvalite predstavniku na izdvojenom vremenu. To pomaže u zaključivanju komunikacije na pozitivan i profesionalan način.
Dio 2 od 4: Odgovor na pismo žalbe
Korak 1. Pregledajte OSHA standarde navedene u pismu
Vrlo brzo nakon vašeg telefonskog poziva, trebali biste primiti faks dopisu od OSHA -e. Ovo je vaše službeno pismo žalbe. Pažljivo pregledajte ovo pismo i odredite prirodu žalbe.
Korak 2. Pošaljite kopiju žalbenog pisma
Prema OSHA -inim uputama, morate objaviti kopiju vašeg prigovora na oglasnoj ploči kompanije, gdje ga svi zaposlenici mogu vidjeti.
- Citiranje mora ostati objavljeno tri radna dana (ne uključujući vikende ili praznike) ili dok se problem ne riješi.
- To se mora učiniti čak i ako osporavate citat.
Korak 3. Potpišite i faksom pošaljite svoju "Potvrdu o objavljivanju
"Nakon što pošaljete kopiju ovog pisma na mjesto gdje vaši zaposlenici mogu vidjeti, potpišite priloženu" Potvrdu o objavljivanju "i pošaljite je faksom na navedeni broj. Zadržite svoj račun kao dokaz.
Korak 4. Istražite navode
Razmotrite svaki element žalbe OSHA što je moguće detaljnije. Čak i ako ste uznemireni zbog pritužbe ili ne stavljate mnogo u njenu legitimnost, potražite područja koja treba riješiti ili poboljšati.
Korak 5. Pokrenite svoj plan korekcije
Nakon što istražite sve potencijalne probleme, osmislite plan za njihovo otklanjanje i odmah pokrenite svoj plan. Snimite sve važne promjene putem fotografija, računa ili druge dokumentacije.
Dio 3 od 4: Izrada vašeg pisma odgovora
Korak 1. Djelujte brzo
Pismo sa odgovorom trebali biste sastaviti najkasnije tri dana nakon primitka žalbe. Nakon što primite žalbu, imate samo pet dana da u potpunosti riješite situaciju i podnesete odgovor, stoga ne gubite vrijeme.
Korak 2. Koristite jasan format
Pažljivo pogledajte način na koji je vaše pismo žalbe formatirano, zabilježite upotrijebljene riječi i obratite pažnju na ton. Morat ćete odgovarati i formatu i tonu pisma koje ste primili.
- Adresirajte svoje pismo preslikavajući informacije o žalbenom pismu koje ste primili (uključujući ime predstavnika koji je potpisao vaše žalbeno pismo).
- Uključite svoj službeni broj žalbe u naslov.
- Usporedite pozdrav vašeg pisma s onim koji je korišten u pismu žalbe.
- Pismom iznesite svoje namjere (npr. Da se pozabavite navodima i iznesete svoje nalaze) u uvodu.
Korak 3. Ograničite se na činjenice
U ostatku vašeg pisma navedite činjenice što je moguće jednostavnije i jasnije. Ovo nije mjesto gdje se loše govori o zaposlenom, pokušava se poreći optužba ili pokušati kriviti druge. Vaša žalba će se najbrže riješiti ako jednostavno odgovorite na naplatu i objasnite šta ste učinili da ispravite situaciju.
Na primjer, mogli biste reći: "5. novembra primio sam OSHA žalbu broj 2845. Tijekom sljedeća dva dana istražili smo citate 1-3 i ustanovili korektivne mjere. 7. novembra smo ispravili citat 1 (nepravilna upotreba dima) zamjenom opreme (vidi priloženi račun i fotografiju)."
Korak 4. Dostavite dokumentaciju
Pošaljite svoje pismo zajedno s dodatnom dokumentacijom koja će vam pomoći da zatvorite slučaj. To može uključivati narudžbenice, račune, rezultate praćenja, podatke o prodavaču/izvođaču, fotografije ili bilo koji drugi dokument koji potvrđuje promjene koje ste unijeli.
Korak 5. Pošaljite pismo
Dogovorite da se pismo pošalje Certified Mail (sa zahtjevom za potpis računa) ili privatnim kurirom. Ne zaboravite na rok od pet dana!
Korak 6. Pozovite i nastavite
Ako niste čuli ništa o svojoj žalbi do kraja tri radna dana nakon predviđenog datuma prijema, nazovite i javite se. Pripremite broj predmeta i zatražite izvještaj o statusu.
Korak 7. Pripremite se za pregled
Moguće je da se OSHA inspektor pojavi bez upozorenja u vašoj ustanovi. Budite ljubazni, profesionalni i ljubazni i odgovarajte samo na određena pitanja koja inspektor obrati.
Korak 8. Platite bilo kakve kazne
Ovisno o prirodi i težini pritužbe, od vas se može tražiti i da platite kaznu. Ova kazna se mora platiti u roku od 15 radnih dana od prijema citata slanjem čeka direktno OSHA -i. Dok vaša uplata ne bude primljena, vaš slučaj neće biti riješen.
Dio 4 od 4: Osporavanje OSHA žalbe
Korak 1. Zatražite neformalnu konferenciju
Ako razmišljate o osporavanju svoje žalbe, toplo se preporučuje da nazovete i zatražite neformalnu konferenciju s lokalnim predstavnikom OSHA -e. Tokom ove konferencije moći ćete bolje razumjeti prirodu vašeg kršenja, razgovarati o metodama ispravljanja, razgovarati o mogućnostima nagodbe, a možda čak i riješiti sporne navode i kazne.
To se može učiniti i ako je vaša namjera da se u potpunosti pridržavate, ili ako niste sigurni koji kurs poduzeti
Korak 2. Napravite i podnesite „Obavijest o namjeri osporavanja
”Ako ste zaključili da je bilo koji element žalbe neosnovan ili ako se ne slažete s dodijeljenom naknadom ili datumom smanjenja, morate podnijeti službeno obavještenje o namjeri osporavanja u roku od 15 radnih dana od prijema vašeg citata. Vaše pismo mora točno navesti ono što se osporava-citat, dio citata, iznos naknade ili datum smanjenja-što je jasnije moguće. Zatim pošaljite ovo obaveštenje preporučenom poštom.
Na primjer, mogli biste reći: "Želim osporiti citat i kaznu predloženu za stavke 2 i 3 citata objavljenog 5. studenog 2015."
Korak 3. Sačekajte da OSHRC zakaže saslušanje
Čim primite Vašu obavijest o namjeri osporavanja, vaš će slučaj službeno biti u parnici. Vaši datumi smanjenja i naknade bit će suspendirani sve dok se ne donese odluka, a vaš slučaj proslijedi OSHRC -u. OSHRC je nezavisna agencija odvojena od Ministarstva rada. OSHRC će zakazati ročište za vaš slučaj.
Korak 4. Prisustvujte raspravi
Nakon što odredite datum saslušanja, počnite se pripremati za saslušanje i pobrinite se da prisustvujete. Možda ćete htjeti zatražiti pravno vijeće koje će vam pomoći da iznesete svoj slučaj. Pravo učešća na ovom saslušanju imaju i poslodavci i zaposleni.
Korak 5. Odlučite li prihvatiti ili se žaliti na odluku
Na ovom ročištu bit će donesena odluka da se ili potvrde početni navodi i naknade, da se izmijene kako bi se uzelo u obzir vaše specifično osporavanje ili da se odbace. Obje strane tada imaju priliku prihvatiti odluku ili podnijeti žalbu na dalju istragu od strane OSHRC -a. Ako slučaj još uvijek nije riješen, prešao bi na Federalni okružni sud.
Savjeti
- Poštujte prava svojih zaposlenih na podnošenje OSHA žalbe. Odjeljak 11 (c) Zakona o zaštiti na radu zabranjuje bilo kojem poslu da pusti zaposlenika ili da mu osveti zbog zvižduka ili podnošenja tužbe OSHA.
- Ne postavljajte pitanja niti se pravdajte kada se bavite OSHA -om. Umjesto toga, budite iskreni i koncizni u komunikaciji s njima i rješavajte samo prigovore koje imate.
- Ako se istražitelj OSHA -e pojavi u vašem poslu, ne morate ih pustiti unutra dok sve rukovodeće osoblje nije na licu mjesta. O ovoj činjenici obavijestite sve recepcionare i zaštitare.
- Ako se ovaj problem ne riješi brzo, možda ćete htjeti zatražiti pravnog savjetnika.
