Ako radite u liječničkoj ordinaciji ili započinjete vlastitu praksu, zakazivanje pregleda kod pacijenata jedan je od vaših najvažnijih zadataka. Dobro održavan raspored zakazanih termina osigurat će da se niti jedan pacijent ne „izgubi“u sistemu i da i pacijenti i liječnici imaju ugodno iskustvo u ordinaciji. U međuvremenu, maksimalna produktivnost u vašem rasporedu omogućit će vam da rezervišete više termina i povećate prihod svoje kancelarije.
Koraci
Metoda 1 od 3: Postavljanje sistema zakazivanja termina
Korak 1. Pustite pacijente da zakazuju termine putem telefona, lično i putem interneta
Na ovaj način ćete se pobrinuti da dobijete što je moguće više pacijenata i da ne izgubite potencijalne pacijente koji ne mogu zakazati termin na jedan određeni način. Omogućavanje ljudima da zakazuju termine na mreži također vam omogućava da iskoristite 24 -satni pristup internetu i omogućite pacijentima da zakazuju termine nakon radnog vremena.
- Osim ove dodatne efikasnosti, pacijenti općenito prijavljuju da se osjećaju ugodnije i manje opterećeni internetskim samo-zakazivanjem nego telefonskim terminima.
- Postoji veliki izbor softvera za zakazivanje termina na mreži koji možete kupiti za korištenje u uredu. Neki od najpopularnijih softvera uključuju AppointmentPlus, Booker i Thryv. Naravno, možete izgraditi i vlastiti softver za planiranje ako imate vještine kodiranja i razvoja!
Korak 2. Ponudite pacijentima više termina za termin
Morate se pobrinuti da svojim pacijentima date što više mogućnosti kako bi mogli izabrati najbolji termin za svoj raspored. Ovo može izgledati očito, ali je vrlo važno za usrećivanje pacijenata i smanjenje šanse da otkažu termin zbog vremenskog sukoba.
Na primjer, umjesto da pitate pacijenta radi li im utorak u 1:00, dajte im mogućnost da odaberu bilo koji raspoloživi termin koji mu odgovara, poput utorka od 1: 00-2: 00, 2: 00-3: 00, ili 4: 00-5: 00
Korak 3. Uklonite kontakt podatke svakog zakazanog pacijenta
Morat ćete ih moći kontaktirati kako biste ih podsjetili na predstojeći termin ili zakazali sljedeću rezervaciju. Obavezno pitajte za telefonski broj, e -adresu i poštansku adresu osobe kada prvi put rezervišu termin.
Ako osoba zakaže termin lično ili telefonom, jednostavno ih pitajte za ove podatke. Ako zakazuju svoj termin na mreži, obavezno uključite područje na svom mrežnom portalu za kontaktne podatke o pacijentima
Korak 4. Šaljite pacijentima podsjetnike dan prije zakazivanja
Ako pacijenti zaborave vrijeme zakazivanja i ne pojave se, to dovodi do ogromnog bloka izgubljenog vremena u vašem rasporedu. Korištenje podsjetnika smanjuje rizik da se pacijenti ne pojave na terminima i na taj način sprječava gubitak vremena.
- Pozivanje pacijenata ili slanje SMS poruka najbolja su vrsta podsjetnika jer je veća vjerojatnost da će primijetiti dolazni poziv ili SMS nego što će vidjeti novu e -poruku u kratkom vremenu.
- Korištenje sustava podsjetnika također može povećati otkazivanje i zakazivanje neželjenih pregleda, što može dovesti do toga da se pacijenti osjećaju bolje pod kontrolom, a time i zadovoljniji vremenom zakazivanja.
Korak 5. Odredite raspored za svoju kancelariju
Ako niste isključivo zaduženi za održavanje rasporeda za svoju kancelariju, zaposlite ili odredite nekoga za glavnog rasporeda zakazanih termina. Prebacivanje odgovornosti za zakazivanje pregleda sa 1 osobom omogućit će strožiju proceduru zakazivanja i dovesti do rasporeda koji bolje odražava potrebe pacijenata i sklonosti pojedinih ljekara.
Na primjer, ako je jedna osoba zadužena za zakazivanje pregleda, može se usredotočiti na stvari poput usklađivanja određenih pacijenata ili stanja s određenim liječnicima umjesto da svoju pažnju podijeli na nekoliko zadataka
Metoda 2 od 3: Trijagiranje pacijenata u okviru rasporeda
Korak 1. Grupirajte pacijente sa sličnim stanjima ili problemima istog dana
Liječnici općenito cijene liječenje sličnih pacijenata leđima prema leđima jer im to dodaje dosljednost u poslu i stavlja ih u fokusiraniji medicinski način razmišljanja. Stoga će ovakvo organiziranje vašeg rasporeda učiniti liječnike u vašoj ordinaciji sretnijima i omogućiti vašim pacijentima efikasniji tretman.
Na primjer, ako postoji više pacijenata koji zakazuju sastanke za kožna stanja tijekom određene sedmice, pokušajte to postaviti tako da svi termini padaju na isti dan u toj sedmici
Korak 2. Koristite trijažni grafikon da biste odredili prioritete termina na osnovu ozbiljnosti
Tabela bi trebala uključivati kriterije kao što su prijavljeni simptomi, hitnost termina i trajanje termina. Kada u raspored dodate novi termin, pogledajte ovaj grafikon kako biste odlučili hoćete li termin zakazati istog dana, u narednih nekoliko dana ili u narednih nekoliko sedmica.
- Na primjer, ako osoba nazove da zakaže sastanak i prijavi simptome poput jake boli i nedostatka daha, uklopite je u raspored što je prije moguće jer njihovo stanje može biti vrlo ozbiljno.
- Ako u rasporedu nema mjesta da odmah posjetite nekoga sa hitnim stanjem i morate zakazati termin za pregled kod drugog pacijenta, možete koristiti i grafikon kako biste utvrdili koji se termini mogu odgoditi.
Korak 3. Izbjegavajte dvostruko rezerviranje novih pacijenata i pacijenata sa složenim problemima
Ovi sastanci zahtijevaju više vremena i pažnje nego što je potrebno povratnim pacijentima. Umjesto toga, zakažite pacijente koji "rade" i zahtijevaju malo pažnje zajedno s novim pacijentima, tako da medicinske sestre mogu obaviti početnu prijavu kod novog pacijenta dok liječnik radi s pacijentom koji radi.
- Iako vam dvostruka rezervacija na ovaj način može pomoći da posjetite više pacijenata u jednom danu, može vas navesti na probleme kada se pojave neočekivane okolnosti. Smanjite dvostruko rezerviranje na minimum kako biste izbjegli probleme.
- Zakazivanje pacijenata kod kojih je potrebno raditi, također je dobro sredstvo za testiranje pacijenata na osnovu njihovih potreba i ostavljanje više prostora za sastanke onima sa ozbiljnijim problemima.
Korak 4. Planirajte svoj raspored u skladu sa sezonskim fluktuacijama u potrebama pacijenata
Na osnovu demografskih podataka vaše klijentele, vjerovatno ćete vidjeti da se redovno rezervira mnogo termina u isto doba godine. Iskoristite prošlo iskustvo da predvidite ove sezonske fluktuacije i ostavite dovoljno mjesta u rasporedu kako biste zadovoljili potrebe svojih pacijenata.
- Na primjer, možda ćete vidjeti veliki broj ljudi koji zakazuju preglede za svoju djecu na početku nove školske godine, što će zahtijevati da svaki dan pokušate ostaviti prostor za te sastanke prije i poslije škole.
- Općenito, najprometnija doba godine u ljekarskim ordinacijama uključuju početak nove školske godine (tj. Avgust), sezonu alergija (tj. April-jun) i sezonu gripa (tj. Oktobar-februar).
Metoda 3 od 3: Održavanje efikasnog rasporeda imenovanja
Korak 1. Kreirajte sedmičnu vremensku liniju kako biste organizirali raspored
Vaš vremenski okvir trebao bi sadržavati informacije poput broja pacijenata koje vaša ordinacija treba zakazati svake sedmice, koliko sati može raditi osoblje i koliko dana pacijent može čekati prije odlaska liječniku. Ako ove informacije imate na svojoj vremenskoj liniji, lakše ćete uravnotežiti potrebe pacijenata sa potrebama vaših uredskih radnika.
Na primjer, ako znate da ste već zakazali dovoljno pacijenata za podmirivanje potreba vaše ordinacije za jednu sedmicu, tada možete dati prioritet zakazivanju pacijenata koji nemaju hitna stanja tokom sljedeće sedmice
Korak 2. Upotrijebite modificirano raspoređivanje valova kako biste izbjegli nakupljanje pacijenata
U ovom modelu zakazivanja, termini za pacijente grupirani su pred početak sata, a kraj sata ostaje otvoren. S ovakvim rasporedom, otvoreni prostor na kraju sata funkcionira kao međuspremnik kada sastanci traju duže od očekivanog ili nastanu druge nepredviđene okolnosti.
- Modificirani model raspoređivanja valova drastično će skratiti vrijeme čekanja pacijenata, što će dovesti do većeg ukupnog zadovoljstva pacijenata.
- Ako imate slobodnog vremena na kraju sata, to vrijeme možete iskoristiti za nadoknađivanje drugih zadataka u uredu, poput podnošenja papirologije, telefonskih poziva ili čak održavanja sastanaka osoblja.
Korak 3. Koristite listu čekanja kako biste izbjegli gubitak prostora na rasporedu nakon otkazivanja
Imajući listu čekanja, možete dodati pacijente na raspored u zadnji čas ako se otkaže prethodno zakazani termin. Ovo će smanjiti količinu vremena i prihoda koje će vaša ordinacija izgubiti kada vam pacijent otkaže otkaz.
Kreirajte svoju listu čekanja u digitalnom formatu i postavite je tako da možete odmah poslati tekst ili e -poruku pacijentima na listi kada se otvori termin za raspored. Ovo je mnogo učinkovitije od telefonskog kontaktiranja pacijenata sa popisa
Korak 4. Podesite vrijeme dolaska 20 minuta ranije od vremena zakazanog termina
To će osoblju na prijavnoj stanici dati dovoljno vremena da prikupi sve potrebne informacije od pacijenta prije zakazanog pregleda kod ljekara. Ovako organiziranje termina zakazivanja sprječava vrste kašnjenja koja mogu odbaciti cjelodnevni raspored.
