Ako vas neko razočara ili vam se dogodi nešto razočaravajuće, sasvim je normalno osjećati se uzrujano, frustrirano ili potpuno ljuto. No, često je najbolji odgovor biti miran i pribran kako biste mogli profesionalno izraziti svoje brige i razočaranje. Profesionalno izražavanje nije teško postići ako ste hladne glave i održavate pribranost. Bilo da odlučite svoju frustraciju prenijeti e -poštom, pismom ili osobno, sve je u tome da koristite pravi jezik i pravilno se ponašate.
Koraci
Metoda 1 od 3: Slanje profesionalne e -pošte
Korak 1. Upotrijebite e-poštu da izrazite razočarenje u vezi s poslom
Ako ste razočarani kolegom ili menadžerom, e -pošta je odličan način da izrazite svoje razočarenje, a istovremeno čuvate digitalni zapis u slučaju da se pojave budući problemi. Možete poslati i e -poruku ako ste odbijeni zbog potencijalne mogućnosti zaposlenja.
- E -pošta je također dobar način da prenesete svoje razočaranje šefu ako odbije zahtjev za nešto poput odmora ili ideju koju ste predložili.
- Iako to može povrijediti vaša osjećanja, uvijek je dobra ideja poslati naknadnu poruku nakon što ste odbijeni za posao.
Korak 2. Napišite kratku i direktnu temu ako sastavljate originalnu e -poruku
Budite sažeti i jasno naznačite o čemu se radi u poruci teme. Izbjegavajte korištenje dugih rečenica ili nepristojnih jezika kako bi vaša e -pošta izgledala profesionalnije kako bi je primatelj shvatio ozbiljnije. Odaberite temu koja nije duža od 5 riječi i upišite je u naslov poruke e -pošte.
Na primjer, ako pišete e -poruku kolegi s posla o propuštenom roku, mogli biste uključiti redak s predmetom koji izgleda kao "Propušteni rok isporuke"
Bilješka:
Ako odgovarate na e -poruku, poput e -pošte u kojoj vas obavještavamo da ste odbijeni zbog potencijalnog posla, odgovorite na originalnu e -poruku, a ne sastavljajte novu tako da imate organiziran zapis o svojoj prepisci.
Korak 3. Započnite svoju e -poštu profesionalnim pozdravom za postavljanje tona
Otvorite svoju e -poštu formalnim pozdravom kako bi od početka bilo jasno da je vaša e -pošta profesionalna. Odaberite pozdrav koji odgovara vašem odnosu s osobom. Na primjer, ako imate ime i prezime s menadžerom po imenu Matthew Smith, mogli biste započeti svoju e-poštu poput: „Dragi Matt“.
- Ako imate vrlo otvoren i ležeran odnos s primateljem, mogli biste reći nešto poput: "Hej Matt."
- Ako pišete e -poruku nekome koga nikada niste upoznali, počnite s 'Koga to može zanimati.'
- Za grupne e -poruke s više primatelja kojima se želite obratiti, jednostavno recite "Sve".
Korak 4. Dodajte kratku zabavu kako bi e -pošta ostala prijateljska
Nakon što pozdravite primatelja, učinite prvi redak svoje e -pošte kratkim sažetom ili ugodnom razmjenom koja pokazuje da ste ljubazni, ali profesionalni. Budite kratki i ne prelazite preko 2 ili 3 reda kratkih priča prije nego što dođete do suštine vaše e -pošte.
- Pokušajte započeti s nečim poput: "Nadam se da vam dobro ide" ili "Nadam se da će vam ovaj e -mail biti dobro."
- Ako je vaša veza ležerna s tom osobom, možete spomenuti lični detalj, poput: "Nadam se da ste se prošli vikend odlično proveli na koncertu."
Korak 5. Jasno navedite svoje razočarenje u tijelu e -pošte
Nakon što ste pripremili pozornicu za svoju e -poštu s pozdravom i kratkim slatkišem, krenite u posao izražavanja razočaranja. Jasno im recite kako se osjećate, ali neka vaš jezik bude formalan i izbjegavajte sarkazam, prijetnje ili vulgarnost kako biste izgledali što je moguće profesionalnije. Navedite sve svoje žalbe i držite sadržaj svoje e -pošte na 1 stavku ako je moguće, tako da se e -poruka fokusira na predmet o kojem govorite.
- Na primjer, ako ste odbijeni zbog potencijalnog posla, mogli biste reći nešto poput: „Žao mi je što čujem da ste odlučili krenuti u drugom smjeru. Radovao sam se prilici, pa sam razočaran odlukom da zaposlim nekoga drugog.”
- Ako pišete kolegi ili zaposleniku kako biste izrazili svoje razočaranje, mogli biste reći nešto poput: „Primijetio sam da se određene politike i procedure ne poštuju pravilno. Politike postoje s razlogom, pa je razočaravajuće saznati da su zanemarene.”
Korak 6. Neka vaš jezik i ton poštuju cijelu e -poštu
Koristite službeni jezik i jezik pun poštovanja kako biste jasno prenijeli svoje razočaranje, a da se primatelj ne osjeća kao da ga lično napadate. Zamislite kako bi se spis shvatio da ga je pročitao netko drugi ili da je izašao u javnost i izradio vaše pisanje kao profesionalnu reprezentaciju sebe.
- Ako e -poštom šaljete zaposleniku ili menadžeru, moguće je da se vaša e -pošta može dijeliti s drugim ljudima, pa je važno da vaše pisanje bude poštovano i profesionalno.
- Na primjer, umjesto da kažete nešto poput: "Ne razumijem u čemu je vaš problem i zašto odbijate slijediti proceduru", recite nešto poput: "Kao što smo ranije razgovarali, procedure su osmišljene tako da zadrže sve na istom stranicu, pa bi ih trebali slijediti svi.”
Korak 7. Zaključite svoju e -poruku pozitivnom notom i pozivom na akciju
Završite svoju e -poštu uključivanjem radnji koje sadrže radnje, poput postavljanja sastanka ili pozivanja primatelja da vam dođe ako ima pitanja. Uključite i nekoliko pozitivnih napomena. Spomenite stvari zbog kojih ste sretni ili pohvalite osobu za nešto što je dobro učinila kako bi se osjećalo da ne samo da je grdite, već da vam je njen najbolji interes u srcu.
- Na primjer, svom intervjueru možete reći: „Ali, zahvalan sam na mogućnosti da obavim intervju sa vašom kompanijom. Molim vas javite mi ako se nešto otvori u budućnosti!”
- Ako pišete zaposleniku ili suradniku, pokušajte nešto poput: "Znam da ste jako radili na ovome, samo sam htio skrenuti vašu pažnju na probleme koje imam kako biste mogli paziti na njih za sve buduće potencijalne probleme.”
Korak 8. Pročitajte e -poruku naglas prije nego što je pošaljete da biste čuli kako zvuči
Odvojite trenutak da naglas pročitate cijelu e -poruku kako biste mogli čuti ton vašeg pisanja i lekturirati bilo kakve pravopisne ili gramatičke greške. Ako pronađete greške u pisanju, pogrešno napisane riječi ili nespretni jezik, ispravite to! Ako je vaš ton premekan ili grub, prilagodite jezik tako da bude profesionalan, ali čvrst. Kad ste zadovoljni, pošaljite je osobi kojoj je namijenjena.
- Mogli biste također zatražiti od prijatelja ili kolege da pročita vašu e -poštu prije nego što je pošaljete kako biste bili sigurni da zvuči u redu.
- Pravopisne greške ili riječi koje nedostaju zaista mogu umanjiti utjecaj vaše e -pošte, stoga odvojite malo vremena da pročitate tekst.
Metoda 2 od 3: Pisanje službenog pisma žalbe
Korak 1. Pošaljite pismo kompaniji ili ako niste uspjeli dobiti odgovor
Ako ste razočarani proizvodom ili ponašanjem kompanije, pisanje službenog pisma s detaljima vaše žalbe najprofesionalniji je način komunikacije s njima. Ako niste mogli stupiti u kontakt s nekim na bilo koji drugi način, upotrijebite službeno pismo kao posljednju mjeru kako biste izrazili svoje razočaranje i detaljno opisali svoje probleme.
Pismo možete koristiti i kao posljednji pokušaj da dokažete da ste pokušali kontaktirati nekoga kako biste s njim razgovarali o vašem problemu
Korak 2. Jasno iznesite svoje pitanje u prvoj rečenici
Šta god da vas razočara, odmah to razjasnite stavljajući to u prvu rečenicu vašeg pisma. Budite izravni i sažeti i jasno i profesionalno iznesite svoj problem ili pritužbu kako biste postavili ton cijelom svom pismu.
- Na primjer, ako pišete nekoj kompaniji da biste se žalili na politiku koja vas pogađa, mogli biste početi sa: „Pišem da izrazim svoje frustracije i razočaranje politikom povratka vaše kompanije.“
- Ako pišete pismo nekome koga niste uspjeli kontaktirati, pokušajte započeti s nečim poput: „Pišem ovo pismo u vezi s vašim neuspjehom da odgovorite na moja pitanja o mom sigurnosnom pologu nakon što niste uspjeli doći telefonom ili e -poštom.”
Korak 3. Koristite tijelo vašeg pisma da dodate detalje i informacije vezane za vaš problem
Nakon što iznesete svoje razočarenje i problem, upotrijebite ostatak svog pisma da dodate posebne detalje i informacije kako biste proširili svoje pismo i objasnili svoju frustraciju. Navedite sve korake koje ste poduzeli da riješite problem, kao i napore koje ste uložili da im se obratite za pomoć.
Savjet:
Ako ste pokušali da im se obratite ili su obećali da će riješiti vaše probleme, navedite datume kada ste ih pokušali kontaktirati ili su se obavezali da će riješiti problem.
Korak 4. Izbjegavajte ljutiti, sarkastični ili prijeteći izraz u svom pismu
U svom pismu neka vaš jezik i ton budu formalni i profesionalni. Nikada nemojte koristiti vulgarnost ili prijeteći jezik i izbjegavajte sarkazam kako bi vaše pisanje izgledalo što profesionalnije.
- Ako ikada budete morali dostaviti svoje pismo za sudski spor, želite učiniti da izgledate što je moguće profesionalnije.
- Psovanje ili upotreba nasilnog jezika učinit će vas agresivnima i neprofesionalnima.
Korak 5. Uključite kopije svih dokumenata relevantnih za vašu žalbu
Ako imate slike, ugovore ili bilo koji drugi dokument koji potvrđuje ili dokazuje vaše tvrdnje, napravite njihovu kopiju i priložite je svom pismu. Pobrinite se da ih navedete u svom pismu kako biste dodali još više valjanosti svim svojim tvrdnjama.
Na primjer, u svom pismu možete reći nešto poput: "Priložio sam slike kako je gotov proizvod izgledao, što, kao što vidite, daleko od zadovoljavajućeg."
Korak 6. Dodajte svoje kontakt podatke nakon zaključenja
Završite svoje pismo odlomkom koji sažima vaše glavne brige i radnje koje želite poduzeti da biste ih riješili. Ako želite da vas osoba ili kompanija kontaktira s vama kako bi pokušali riješiti problem ili dalje razgovarali o pitanju, obavezno na dnu navedite svoje podatke za kontakt.
- Potpišite pismo formalnim zatvaranjem, kao što je „Iskreno vaše“, „S poštovanjem“ili „S poštovanjem“, a zatim vaše ime.
- Dajte telefonski broj ili adresu e -pošte koju želite da koriste da vas kontaktiraju.
Korak 7. Pošaljite pismo preporučenom poštom tako da mora biti potpisano
Koristite preporučenu poštu ili opciju dostave pisma koja zahtijeva od primatelja da se potpiše za nju kako biste imali dokaz da je primljena. Zadržite račun u slučaju da ikada trebate dokazati da ste mu napisali pismo ili ga dostaviti za sudski postupak.
Metoda 3 od 3: Profesionalno razgovaranje s nekim
Korak 1. Razgovarajte s nekim direktno ako to ne želite u zapisniku
Ako više volite izraziti svoje razočaranje bez traga u papiru ili bez brige da ćete kasnije razmotriti svoj razgovor, razgovor je licem u lice. Osim toga, direktan razgovor s nekim omogućava vam da izmerite njihove reakcije i dodaje ličniji pečat.
- Često može biti i mnogo brže jednostavno razgovarati s nekim s kim ste razočarani.
- Razgovor s nekim omogućava vam da koristite vlastiti govor tijela i ton glasa kako biste zaista prenijeli svoju frustraciju ili razočaranje.
Korak 2. Zamolite osobu da se s vama nasamo sastane kako bi razgovarali o tom pitanju
Razgovarajte s osobom dalje od drugih ljudi kako biste se mogli slobodno izraziti bez potencijalnog sramoćenja. Zakažite sastanak ili ih zamolite da se nađu negdje poput konferencijske sobe, ureda ili čak kafića kako bi bilo profesionalnije.
- Nazovite ih ili pošaljite e -poruku s pitanjem koje je vrijeme i mjesto najbolje za njih.
- Ako se nađete u situaciji u kojoj ne možete privatno izraziti svoje razočaranje, pokušajte ostati što je moguće profesionalniji i držite mirnoću pod kontrolom.
Savjet:
Ako trebate odmah razgovarati s njima, recite im nešto poput: „Imate li trenutak? Moram razgovarati s tobom.”
Korak 3. Započnite razgovor zahvalivši im se i pitajući ih kako su
Prije nego što počnete izražavati svoje razočaranje, odvojite trenutak da se zahvalite osobi koja je odvojila vrijeme da se sastane s vama i procijenite njeno raspoloženje. Pitajte ih kako su i jesu li spremni razgovarati s vama o tom pitanju. Ako izgledaju ljuti ili uznemireni, pokušajte ih smiriti ili pričekajte da kasnije razgovarate s njima. Ako vam se čine u redu, nastavite raspravljati o svom problemu.
- Početak desnom nogom pomoći će da razgovor prođe glatko i profesionalno.
- Na primjer, mogli biste početi tako što ćete reći: „Hvala vam puno na vašem vremenu. Neću dugo čekati, samo stvarno moram o nečemu razgovarati s vama.”
Korak 4. Jasno i direktno iznesite svoju žalbu
Recite osobi zašto ste razočarani koristeći specifičan i neemotivan jezik. Budite izravni i objektivni i navedite sve razloge zbog kojih niste zadovoljni, ali izbjegavajte ih omalovažavati popisom nedjela. Koristite miran, profesionalan jezik kako biste prenijeli svoja osjećanja i izbjegli povišenje glasa ili upotrebu vulgarnosti.
- Vikanje i psovanje samo će vas učiniti agresivnima i neprofesionalnima.
- Na primjer, recite im kako se osjećate, a da pritom ne postanete previše emocionalni. Mogli biste reći nešto poput: „Kad učinite tako nešto, zaista se osjećam kao da vam nije stalo do toga kako to utiče na mene, i da budem iskren, to je bolno i razočaravajuće.
Korak 5. Prije nego završite sastanak, pitajte ih imaju li kakvih pitanja
Nakon što izrazite svoje razočarenje i objasnite svoje obrazloženje, dajte osobi priliku da razgovara. Pitajte ih imaju li pitanja za vas ili im nije jasno ništa što ste im rekli kako ne bi došlo do zabune. Zatim im još jednom zahvalite što su se sastali s vama prije nego što završite razgovor.
Ako je moguće, ponudite rješenja ili poboljšanja za budućnost
Savjeti
- Nikada nemojte upisivati e -poštu, pisati pismo ili razgovarati dok ste ljuti. Udahnite nekoliko puta kako biste se smirili prije nego počnete, kako biste imali bistru glavu.
- Izbegavajte razgovor sa nekim pred drugim ljudima. Pričekajte dok ne budu dostupni za razgovor i razgovarajte s njima nasamo.
