Svi znamo da je važno biti organiziran na poslu, ali to je stalna borba za mnoge ljude. Vjerovali ili ne, ostati organiziran nije tako zastrašujuće kako se čini. Nekoliko brzih rješenja i neka postojeća rješenja olakšavaju rad nego što ste ikada mislili.
Koraci
Metoda 1 od 4: Upravljanje prostorom i vremenom
Korak 1. Pratite svoje aktivnosti
Provedite nekoliko dana vodeći dnevnik ili dnevnik svojih dnevnih aktivnosti. Ovo će vam pomoći da vidite šta radite, a da možda niste ni svjesni, a pružit će vam i početni uvid u organizacijske nedostatke i nedostatke u produktivnosti. Ovu vježbu također treba izvoditi imajući na umu svoje velike ciljeve. Putem dnevnika aktivnosti možete vidjeti koje bi aktivnosti mogle gubiti vrijeme i koje bi aktivnosti mogle donijeti vaše ciljeve.
Korak 2. Odredite vrijeme produktivnosti
Neki od nas su jutarnji ljudi, a neki se zgražamo na ideju jutra. Možda već imate osjećaj u koje doba dana ste najproduktivniji. Bez obzira volite li večeri, prijepodne, vrijeme ručka ili neposredno prije ili poslije radnog vremena, iskoristite to vrijeme da biste povećali svoju produktivnost.
Korak 3. Odredite prioritete svojim zadacima
Svi znamo da su neki zadaci važniji od drugih, ali ne stavljamo im uvijek prioritete u skladu s tim. Zato razvijte sistem rangiranja označavanjem ili označavanjem važnih zadataka, na primjer, i budite iskreni i fleksibilni. Koristite podsjetnike putem digitalnog kalendara ili ljepljivih bilješki na računaru ili stolu. Posvetite više svog vremena i energije stavkama s najvišim prioritetom na svojoj listi. Primjeri uključuju vremenski osjetljive zadatke, poput stvari koje dospijevaju do kraja posla ili sutra. Također možete dati prioritet odgovaranju klijentima, šefovima ili bilo kome drugom ko plaća račune. A ako niste sigurni u osjetljivost ili važnost zadatka, uvijek je dobro pitati.
Korak 4. Odmah izbacite brze zadatke
Ne mora se svim zadacima dati prioritet i zakazati za buduće vrijeme završetka. Nekim zadacima potrebno je približno toliko vremena za planiranje ili planiranje koliko im je potrebno za postizanje. Ako je to slučaj i možete odmah riješiti te zadatke, svakako to učinite! Odmah rješavanje brzih zadataka također pomaže u sprječavanju odugovlačenja.
Korak 5. Upravljajte neredom i radnim materijalima
Naši stolovi lako prelaze sa pretrpanih na tornado mjesta, što očigledno ometa organizaciju. Neki ljudi čak rade na principu čistog stola. Iako to nije apsolutno potrebno, poduzmite korake da očistite svoj radni prostor.
- Declutter. Bacite smeće u smeće i sistematski ulažite potrebne materijale. Uklonite nered kad god je to moguće: tokom zatišja tokom radnog dana, pauza ili između zadataka.
- Odmah očistite za sobom. Na taj način vam je na umu. Osim toga, izbjegavate neizbježnu uznemirenost da trenutni nered postane dio vašeg budućeg nereda.
- Držite potrebne zalihe pri ruci. Naravno, nije sve oko vas nered. Raspoloživost potrebnih alata štedi vaše vrijeme i dobro koristi vaš dragocjeni prostor.
Korak 6. Zakažite aktivnosti i sastanke
Neki ljudi zakazuju samo sastanke, ali ne i aktivnosti na svojoj listi obaveza. Zakazivanje najvažnijih zadataka, kao i sastanci, mogu biti od pomoći. Možete i svoje dane „grupisati“tako što ćete imati sastanke samo utorkom i četvrtkom, na primjer. Zadržite neke rupe u svom rasporedu i za kreativno vrijeme samo za sebe ili kako biste prilagodili neočekivano.
- Koristite organizator i kalendar. To mogu biti organizatori olovkom i papirom, ili mogu biti softverski kalendari i aplikacije za osobnog asistenta, poput iCalendara ili Google Now.
- Kategorizirajte svoje aktivnosti. Kategoriziranje ili aktivnosti kodiranja boja mogu vam dati brzi vizualni podsjetnik šta je važno gdje. Na primjer, kategorije mogu uključivati dopisivanje, projekte, događaje, sastanke, brainstorming, pa čak i pauze ili vježbe i vrijeme za teretanu.
- Poboljšajte svoju tehnologiju. Organizatori na mreži i platforme za e-poštu, na primjer Outlook, mogu kombinirati vaše liste obaveza, kalendare i adrese. Ovo ne samo da povećava vašu učinkovitost, već pomaže i pojednostaviti vaše razmišljanje.
- Delegirajte gdje god je to moguće. U ludnici radnog dana, lako je zaboraviti da ne morate sve raditi sami. Delegirajte pomoćnika ili, ako ste posebno opterećeni, zamolite kolegu da vam solidno pomogne i pomogne vam u određenom zadatku. Uvijek ih možete vratiti kasnije kada se stvari usporavaju.
Metoda 2 od 4: Sustavno rješavanje problema s e -poštom
Korak 1. Provjerite e -poštu u zakazano vrijeme
Ne moramo svi biti zalijepljeni za svoju pristiglu poštu, jer mnoge poruke zapravo nisu toliko osjetljive na vrijeme kao što možemo misliti. Ako radite na poslu koji ne zahtijeva trenutno praćenje e-pošte, provjerite svoju e-poštu u zakazano vrijeme samo tri do četiri puta dnevno.
Korak 2. Datoteke e -pošte
Mape i zastavice za arhiviranje iskoristite u svoju korist umjesto da dopustite da se poruke gomilaju u vašoj pristigloj pošti. Mape i podmape u Outlooku, na primjer, ili Gmail oznake i više pristiglih sandučića mogu biti sredstvo. Na primjer, ako ste novinar, vaše mape bi se mogle zvati Trenutne priče, Priče o budućnosti, Stare priče, Intervjui i izvori te Predlozi i ideje.
Izbriši i arhiviraj. Arhivirajte važnu, staru prepisku, a ostatak izbrišite. U gornjem primjeru, "Stare priče" je arhivska mapa novinara. Kada počnete brisati stare e -poruke, iznenadit ćete se koliko je e -poruka vrijednije koša za smeće od ormara za arhiviranje. Neki se ljudi zaklinju i na “inbox zero”, što znači da nema nula nepročitanih e -poruka (ili nula e -poruka u vašem inboxu, točka). Osim korištenja mapa i oznaka, možete postići nulti ulazni pretinac korištenjem svoje arhive, brisanjem starih poruka e -pošte tokom zastoja i upotrebom aplikacija za uklanjanje futrole iz e -pošte
Korak 3. Upotrebite druge oblike komunikacije kada su efikasniji
Ponekad brzi telefonski poziv može obaviti posao od 10 naprijed-nazad e-poruka. Ako je tako, pozovite! Ako znate da razmjena e-pošte zaslužuje raspravu ili će uključivati znatne napretke, ponekad je bolje obaviti telefonski poziv. Često ćete putem telefona dobiti više detalja, dok vi i druga strana u raspravi izbjegavate sastavljanje dugačkih i dugotrajnih poruka e-pošte. Možete čak poslati e -poruku kolegi i reći: „Imam puno pitanja za vas u vezi s ovim. Možda bi poziv bio lakši. Mogu li vas nazvati za 5?”
Korak 4. Ograničite prekide
Iako su strateške pauze korisne, prekidi tokom radnog vremena nisu. Prekidi vas mogu usporiti, poremetiti radni ritam i izgubiti tok misli. Stoga pokušajte koristiti udaljene poruke i govornu poštu ako znate da ćete biti previše zauzeti. Ovi alati nisu samo za one koji nisu fizički u uredu; mogu se koristiti kada ste previše natopljeni. Mnogi ljudi također imaju “politiku otvorenih vrata”, ali zapravo ne morate stalno držati svoja vrata otvorena. Možda ćete čak ostaviti prijateljsku poruku na vratima, govoreći: „Konferencijski poziv u toku“ili „Zauzeto. Vratite se kasnije ili pošaljite e -poštu."
Korak 5. Iskoristite oblak
Računanje u oblaku vrijedi razmotriti jer može biti jeftinije, skalabilnije, efikasnije i lakše ažurirano. Sadržaj dostupan u oblaku posebno je koristan jer mu možete pristupiti sa svojih uređaja: računara, tableta, pametnih telefona itd. Skladište u oblaku služi i kao koristan primarni ili sekundarni oblik digitalnog sigurnosnog kopiranja. Provjerite sa svojim IT menadžerom ili dobavljačem softvera jer možda već imate određenu količinu slobodnog prostora na disku dostupnu u oblaku ili za malu godišnju naknadu.
Korak 6. Koristite oznake na mreži
Svi glavni preglednici imaju mogućnosti označavanja gdje možete spremiti i organizirati svoje omiljene ili najčešće posjećivane web adrese za brz i jednostavan pristup. Iskoristite ih kako ne biste zaboravili važne web lokacije kako biste provjerili ima li vijesti ili ažuriranja industrije.
Metoda 3 od 4: Korištenje vremena u svoju korist
Korak 1. Izbjegavajte obavljanje više zadataka
Čini se da se svi stručnjaci slažu oko ovoga. Iako na TV -u može zvučati brzo ili izgledati cool, višezadaćnost nije efikasna i zapravo može naštetiti vašoj organizacijskoj učinkovitosti. Umjesto toga, posvetite punu pažnju jednom po jednom zadatku, rješavajte ga i prijeđite na sljedeću stavku na popisu.
Korak 2. Kreirajte raspored ili raspored za sebe
Srećom, većina poslova ne zahtijeva zakazivanje svega u danu do minute. Međutim, održavanje osnovnog rasporeda istaknutih trenutaka i najvažnijih zadataka i događaja vašeg dana može vam pomoći da zadržite zadatak.
- Postavite rokove za određene aktivnosti. Neki zadaci ne zahtijevaju postavljena vremenska ograničenja, ali drugi bi trebali imati vremenske parametre za povećanje produktivnosti. Razmislite o zadacima tijekom dana koji zahtijevaju više vremena nego što je potrebno i dajte im vremenska ograničenja u budućnosti.
- Proračunajte dodatno vrijeme za druge aktivnosti. Neki zadaci, kako ste naučili iz iskustva, obično završe duže nego što se očekivalo, ali to nije nužno loše. Za ove vrste aktivnosti, i za posebno važne događaje i sastanke, na primjer, budžetsko dodatno vrijeme prije i poslije.
Korak 3. Koristite aplikaciju za mjerenje vremena, štopericu ili budilicu
To mogu biti efikasni alati ako se koriste umjereno. Neki ljudi vole postaviti svoje alarme 10, 15 ili 30 minuta unaprijed kako bi im dali upozorenje unaprijed ili vrijeme međuspremnika prije aktivnosti. Također možete postaviti upozorenja za podsjetnike.
Korak 4. Izbjegavajte odgađanje aktivnosti
Zapitajte se je li odgađanje apsolutno potrebno ili je ovaj poriv samo primjer odugovlačenja. Ako osjetite ovo drugo, ne odlažite napajanje! Međutim, u slučajevima kada je odgađanje cijele ili dijela aktivnosti neizbježno, obavezno zabilježite gdje ste stali i ponovo zakažite konkretne planove. Alternativno, možete smisliti plan za nepredviđene situacije. Na primjer, ako morate otkazati sastanak uživo, možda možete umjesto toga održati konferencijski poziv ili web konferenciju.
Metoda 4 od 4: Ostanite zdravi fizički i psihički
Korak 1. Pravite pauze
Mentalni zastoji važni su za našu produktivnost i zdravi su za um. Ponekad smo toliko zaokupljeni svojim poslom da ne stajemo da napravimo toliko potrebne pauze. Pauziranje nam daje potreban odmor koji poboljšava našu produktivnost, ali nam daje i priliku da napravimo korak unatrag i zapitamo se je li ono što smo radili najefikasnije korištenje našeg vremena.
Korak 2. Bolje spavajte
Bez pravilnog sna, sljedećeg dana mogli biste se osjećati umorno, umorno ili letargično, što može naštetiti vašem rasporedu i efikasnosti na poslu. Težite ka sedam do osam sati neprekidnog sna po noći.
Korak 3. Nemojte se uspoređivati sa suradnicima
Većina poslova naših suradnika razlikuje se od naših, a svi imaju različite metode organizacije koji rade za njih. Metoda koja ima smisla i koja je efikasna za kolegu možda nije najbolja metoda za vas i obrnuto.
Korak 4. Prihvatite da je organizacija proces koji je u toku
Ne očekujte da ćete biti savršeni. Organizacija je u toku i zahtijeva stalnu pažnju. Nećete biti optimalno organizirani svaki dan, ali mala organizacija uvelike poboljšava vašu efikasnost.
